Política de Protección de Datos Personales
POL-SRV-003 · Edición 01 · Vigente desde el
Objeto e identificación
Esta política informa cómo Servempsys trata los datos personales relacionados con la comercialización, instalación y soporte de su software de facturación electrónica y cómo las personas pueden ejercer sus derechos.
Servempsys, RNC 132104902. Avenida Francia, edificio Del Valle 42B, Santiago, República Dominicana. Correo info@servempsys.com. Teléfono 809 284 6204. Celular de soporte 809 757 2769.
La versión pública vigente se facilitará desde el sitio web institucional y por correo a solicitud del interesado. El responsable de privacidad y de la atención de solicitudes es Luis Rafael Vasquez Quezada, representante de Servempsys. El canal es info@servempsys.com.
Alcance y modelo de instalación
El software se instala habitualmente en el servidor del cliente con SQL Server. El cliente administra la información de su facturación, usuarios, infraestructura y copias locales o externas. Servempsys puede consultar información o recibir archivos para prestar soporte autorizado, asistir en la recuperación y ayudar a programar respaldos cuando se acuerde.
Servempsys determina las finalidades de sus contactos comerciales y registros propios de atención. Cuando accede a datos gestionados por cuenta del cliente, sigue las instrucciones autorizadas y las condiciones del servicio. Los derechos relativos a la información de facturación se atienden con la coordinación del cliente responsable.
Marco normativo y principios
Esta política se aplica conforme a la Ley 172-13 y a las obligaciones tributarias y contractuales correspondientes. El tratamiento respeta la finalidad informada, proporcionalidad, exactitud, seguridad, confidencialidad y conservación limitada a las necesidades y obligaciones aplicables.
El tratamiento se sustenta en el consentimiento cuando es exigible y en los supuestos legalmente permitidos que correspondan a la relación y finalidad. Las nuevas finalidades se informan y requieren la autorización que proceda antes de iniciar el tratamiento.
Datos tratados y finalidades
- Identificación y contacto
- Gestionar solicitudes, cotizaciones, contratación y comunicación con el cliente o interesado.
- Cuentas y configuración
- Habilitar o asistir en el acceso al software y resolver problemas de configuración.
- Tickets y registros técnicos
- Atender soporte, documentar autorizaciones, investigar errores y proteger la operación.
- Datos fiscales y archivos del cliente
- Diagnóstico, pruebas y recuperación dentro de una asistencia autorizada y limitada.
Los datos se obtienen del interesado, del cliente que solicita asistencia o de registros técnicos generados durante el servicio. Se solicita la información necesaria y se informa cuando sea indispensable para atender una gestión. Los datos recibidos por soporte se utilizan para la finalidad que originó su entrega.
Las comunicaciones comerciales adicionales que requieran consentimiento se gestionan con autorización y un medio para retirarla. Las copias de soporte y los datos de facturación se excluyen de usos publicitarios ajenos a su finalidad.
Acceso de soporte y comunicación a terceros
La intervención requiere validar al contacto, registrar el permiso y delimitar datos, técnico, propósito y duración. El acceso remoto utiliza un canal protegido. Si se requiere una copia, se acuerdan transferencia, custodia y devolución o eliminación. Se favorecen datos de prueba o anonimizados cuando permiten resolver el caso.
Podrán acceder el personal autorizado de Servempsys y los prestadores necesarios para ejecutar el soporte, sujetos a confidencialidad, seguridad e instrucciones limitadas. Los datos se comunican a destinatarios autorizados o autoridades competentes cuando existe fundamento legal.
Los repositorios de respaldo elegidos y administrados por el cliente se gestionan bajo sus condiciones y obligaciones. Si Servempsys realiza una transferencia durante una asistencia, documenta destinatario, finalidad y protección. Antes de contratar servicios o transferir datos internacionalmente, evalúa los requisitos aplicables y facilita la información o autorización exigible.
Conservación y seguridad
Los datos de contacto se conservan durante la relación o gestión y hasta 24 meses desde la última interacción, salvo que otra obligación o reclamación justifique mantenerlos. Los registros de soporte, autorizaciones y cambios se conservan 24 meses desde el cierre o sustitución. Los documentos propios de naturaleza fiscal se conservan por el plazo legal aplicable.
Las copias temporales recibidas para diagnóstico se devuelven o eliminan al concluir el caso y, como máximo, dentro de 30 días de su cierre. Cualquier conservación adicional requiere una obligación legal o autorización documentada, finalidad y acceso limitado. Las claves temporales se revocan o devuelven al cerrar la intervención.
El cliente conserva sus comprobantes y documentos relacionados conforme a las obligaciones fiscales, con un período de al menos diez años según la orientación de la DGII. Sus backups siguen una rotación compatible con esa conservación y con la recuperación acordada.
Servempsys aplica acceso limitado, confidencialidad, canales protegidos y registro de sus intervenciones. La eliminación se ejecuta de forma segura según el soporte utilizado. Los registros sujetos a litigio u orden legal se restringen mientras sea necesaria su conservación. Si se restaura una copia bajo su control, se reaplican las restricciones y eliminaciones procedentes.
Derechos y procedimiento de atención
El titular puede solicitar acceso a sus datos, conocer su uso y destinatarios y ejercer rectificación, actualización, supresión y oposición cuando procedan. Puede retirar el consentimiento de los tratamientos basados en él, sujeto a las obligaciones de conservación aplicables.
La solicitud se envía a info@servempsys.com indicando nombre, medio de respuesta, derecho solicitado y datos que permitan localizar el registro. Servempsys verifica la identidad mediante información proporcional al riesgo y solicita únicamente la documentación necesaria para evitar entregas indebidas.
Se registra la recepción y se asigna al responsable de privacidad. Se atiende el acceso dentro de cinco días hábiles y la rectificación, actualización o supresión procedente dentro de diez días hábiles, según las reglas de la Ley 172-13 aplicables. Las demás solicitudes se tramitan con diligencia conforme al plazo legal correspondiente.
Cuando la petición afecte datos administrados por un cliente, se coordina su atención con el responsable correspondiente y se informa al solicitante. La respuesta explica las acciones, las limitaciones de conservación y los motivos de una denegación cuando proceda. El interesado conserva las vías de reclamación y hábeas data reconocidas por la ley.
Incidentes y tecnologías del sitio web
Las sospechas de exposición o uso indebido se comunican al correo o teléfonos institucionales. Servempsys registra, evalúa y contiene el incidente dentro de su ámbito, coordina con el cliente y realiza las comunicaciones que correspondan a titulares y autoridades.
Al utilizar formularios web se informa la finalidad, los datos necesarios y el medio de contacto. Antes de activar cookies analíticas, publicidad u otras tecnologías que requieran consentimiento, se identifican sus finalidades, proveedores y duración y se habilita el mecanismo de autorización correspondiente. Las solicitudes recibidas por el sitio siguen esta política.
Vigencia y actualizaciones
La edición se emite el 5 de noviembre de 2026 y entra en vigor con la aprobación firmada de Servempsys. La revisión ordinaria es anual y la siguiente corresponde a noviembre de 2027. La versión vigente se publica con fecha y número de edición.
Los cambios sustanciales de finalidad o tratamiento se comunican a los interesados y requieren el consentimiento que legalmente proceda antes de aplicarse. Las consultas sobre esta política se atienden en info@servempsys.com.